Úřední záznam zachycuje skutečnosti mající vztah k daňovým spisům jinde neuvedené, např. různá ústní sdělení, oznámení, poznámky, obsah telefonických hovorů, odkazy na jiné spisové materiály, výpisy ze záznamů ať již vlastních nebo cizích a další skutečnosti k věci se vztahující a zjištěné správcem daně. Úřední záznam podepíše pracovník správce daně, který ho vyhotovil, s uvedením data. V úředním záznamu odkáže též na zdroj informace v záznamu uvedené. Pro další náležitosti úředního záznamu platí přiměřeně ustanovení týkající se protokolu.