Ministerstvo vede evidenci všech žadatelů o dovoz, vývoz, zpětný vývoz nebo přemístění exemplářů na evidenčních kartách předkládaných žadateli spolu se žádostí podle odstavce 1 nebo 2. Na evidenční kartě vyplní žadatel, který je fyzickou osobou, jméno, příjmení, datum narození a adresu místa trvalého pobytu a případně odlišující dodatek nebo další označení v souladu se zvláštním právním předpisem a žadatel, který je právnickou osobou, název, sídlo a identifikační číslo, bylo-li přiděleno. Dále žadatel uvede číslo jednací živnostenského oprávnění, bylo-li vydáno, nebo obdobný doklad příslušného oprávnění a v případě, že je fyzickou osobou oprávněnou k podnikání, uvede obchodní název nebo firmu, pod kterou podniká, pokud se liší od jména a příjmení, v případě, že vývoz, zpětný vývoz, přemístění nebo dovoz souvisí s předmětem podnikání (dále jen „údaje prokazující totožnost žadatele“). Vzor evidenční karty stanoví prováděcí právní předpis.